Effizienz & Zeitersparnis
Alle Dokumente zentral an einem Ort. Intelligente Suchfunktionen finden relevante Informationen in Sekunden. Automatisierte Workflows beschleunigen Routineaufgaben.
Die Herausforderung im Mittelstand
Die Menge an Informationen, Dokumenten und regulatorischen Anforderungen wächst stetig. Gesetzliche Vorgaben wie GoBD, DSGVO und branchenspezifische Aufbewahrungspflichten erfordern eine lückenlose Dokumentation und sichere Archivierung.
Ein modernes DMS ist heute weit mehr als ein digitales Archiv. Es bildet die Grundlage für effiziente Prozesse, transparente Strukturen und rechtssicheres Arbeiten.
Typische Herausforderungen im Arbeitsalltag
Viele Unternehmen kämpfen täglich mit vermeidbarem Mehraufwand in der Dokumentenverwaltung.
Verteilte Dokumentenablage
Dateien liegen verstreut auf lokalen Laufwerken, Aktenordnern und verschiedenen Cloud-Diensten. Die Suche nach der aktuellen Version kostet Zeit und bindet unnötige Ressourcen.
Aufwendige Prüfungen
Audits und Betriebsprüfungen erfordern tagelange Dokumentensuche. Nachweise lassen sich oft nur mit hohem Aufwand oder unvollständig erbringen.
Manuelle Freigabeprozesse
Angebote, Verträge und Rechnungen werden per E-Mail weitergeleitet oder landen in stationären Postfächern. Genehmigungen verzögern sich, Fristen werden übersehen.
Fehlende Transparenz & Wissen
Niemand weiß, wer gerade an welchem Dokument arbeitet. Wichtige Informationen existieren nur im Kopf einzelner Mitarbeitender – bei Urlaub entsteht ein Engpass.
Modular aufgebaut – klar strukturiert
Von der Erfassung unterschiedlichster Dokumente über die intelligente Verarbeitung bis hin zur Übergabe an nachgelagerte Systeme.
🖨️ Input
Zentrale Erfassung aus allen Kanälen
- Scanner & Multifunktionsgeräte
- E-Mail Postfächer
- Smartphone-App (iOS, Android)
- Virtueller Windows-Drucker
- Drittsysteme (via SDK)
⚙️ Engine
Intelligente Verarbeitungsdienste
- Volltext-Erkennung (OCR)
- Dokumenten-Klassifizierung
- Daten-Extraktion
- Automatische Verschlagwortung
🔎 Verifikation
Manuelle & automatische Prüfung
- Rechnungsverarbeitung
- Dokumentenerfassung
- Freigabe-Workflows
- Compliance-Check
📦 Output
Nahtlose Übergabe an Systeme
- Finanzbuchhaltung (FiBu)
- ERP-Systeme
- DMS-Langzeitarchiv
- Prozessplattformen
Nicht jedes Unternehmen benötigt alle Module von Beginn an. Die Uniarchiv DMS-Suite wird häufig schrittweise eingeführt und gezielt erweitert – orientiert an Ihren vorhandenen Prozessen, Systemlandschaften und organisatorischen Anforderungen.
Was die Uniarchiv DMS-Suite leistet
Schaffen Sie spürbare Verbesserungen in allen unternehmenskritischen Bereichen.
Kostenreduktion
Weniger Papier, Porto und Archivfläche. Effizientere Prozesse reduzieren den Personalaufwand. Fehler und Verzögerungen werden minimiert.
Sicherheit & Compliance
Gesetzeskonforme Archivierung. Detaillierte Zugriffsrechte schützen sensible Daten. Vollständige Versionierung dokumentiert alle Änderungen.
E-Rechnung: Neue Vorgaben – klare Chancen
Mit der Einführung der E-Rechnung ändern sich die Anforderungen an Eingangs- und Ausgangsrechnungen grundlegend. Unternehmen sind gefordert, strukturierte elektronische Rechnungsformate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) gesetzeskonform zu empfangen, zu verarbeiten und vollständig unveränderbar aufzubewahren.
- Medienbruchfrei: Prüf-, Freigabe- und Buchungsprozesse müssen nahtlos abbildbar sein.
- Compliance: Die Einhaltung von GoBD, DSGVO und Fristen wird noch stärker prüfbar.
- Zukunftssicher: Unternehmen, die sich frühzeitig befassen, vermeiden Umstellungsdruck und automatisieren ihre Abläufe.
Eingangs-
rechnung ZUGFeRD, XRechnung
rechnung ZUGFeRD, XRechnung
→
DMS-Verarbeitung
- Automatische Prüfung
- Freigabe-Workflow
- GoBD-konform
→
Archiv &
Buchhaltung Revisionssicher abgelegt
Buchhaltung Revisionssicher abgelegt
Die Uniarchiv DMS Suite schafft hier die notwendige Struktur, um E-Rechnungen effizient, revisionskonform und nahtlos in den Arbeitsalltag einzubinden.
Reifegrad-Check: Wie bereit ist Ihr Unternehmen?
Bewerten Sie Ihre aktuelle Situation anhand der folgenden Fragen. Pro "Ja"-Antwort erhalten Sie einen Punkt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Dokumentenmanagement
Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltungssoftware und Aktenführung.
Was ist ein GoBD-konformes Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein GoBD-konformes DMS stellt sicher, dass alle steuerrelevanten elektronischen Belege und Dokumente revisionssicher, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Die Uniarchiv DMS-Suite erfüllt diese gesetzlichen Anforderungen vollständig.
Wie hilft ein DMS bei der E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung)?
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem wie die Uniarchiv Suite empfängt elektronische Rechnungsformate automatisiert, liest die strukturierten Daten aus, leitet sie nahtlos in den digitalen Freigabe-Workflow weiter und übergibt sie anschließend archiviert an Ihre Buchhaltungssoftware oder den Steuerberater.
Für welche Unternehmensgröße ist die DMS-Software geeignet?
Das System ist modular aufgebaut und wächst mit Ihren Anforderungen. Es eignet sich hervorragend für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) jeder Branche, die ihre papiergebundenen Prozesse digitalisieren und effizienter arbeiten möchten.
Ist die Dokumentenmanagement-Lösung auch in meinem Bundesland verfügbar?
Ja! Wir betreuen Kunden regional und überregional. Unser Full-Service für die Uniarchiv DMS-Suite, Buchhaltungssoftware-Schnittstellen und IT-Dienstleistungen steht Ihnen in Thüringen, Sachsen, Bayern, Sachsen-Anhalt, Hessen, Brandenburg, Berlin, Mecklenburg-Vorpommern und Schleswig-Holstein zur Verfügung.
Ihr Partner vor Ort und überregional
Egal, ob Sie ein skalierbares Dokumentenmanagementsystem in München (Bayern), eine moderne Lösung zur E-Rechnungs-Verarbeitung in Berlin, oder zuverlässige Buchhaltungssoftware-Erweiterungen in Erfurt (Thüringen) suchen: Wir sind branchenübergreifend in weiten Teilen Deutschlands für Sie im Einsatz. Unser Betreuungsgebiet für die digitale Aktenführung und DMS-Integrationen erstreckt sich über Sachsen, Sachsen-Anhalt, Hessen, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern sowie Schleswig-Holstein. Starten Sie jetzt in die papierlose Zukunft.
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FAQ: Modernes DMS & Digitale Workflows
Papierberge reduzieren, Suchzeiten minimieren und rechtssicher ablegen.
Wie hilft uns ein DMS beim Einsparen von Verwaltungskosten?
Studien zeigen, dass Mitarbeiter täglich oft Stunden mit dem Suchen von Belegen oder Verträgen in unstrukturierten Ordner-Hierarchien verschwenden. Ein DMS mit KI-gestützter Volltext-Suche macht jedes Dokument binnen Sekundenbruchteilen auffindbar. Zudem lassen sich Rechnungsfreigaben zu 80% automatisieren.
Erfüllt das DMS die gesetzlichen Vorgaben zur Revisionssicherheit (GoBD)?
Ja, zwingend. Digitale Belege müssen unveränderbar und rechtssicher nach GoBD archiviert werden. Das von uns implementierte DMS speichert Dokumente so, dass keine nachträgliche, undokumentierte Änderung mehr möglich ist – der perfekte Schutz vor Ärger beim Betriebsprüfer.
Warum ist die Uniarchiv DMS-Suite mit Thomas Planer Computerservice die beste Entscheidung am Markt?
Uniarchiv ist im Gegensatz zu starren Großkonzern-Lösungen zu 100% auf den Mittelstand zugeschnitten – modular, hochgradig automatisierbar und ohne versteckte Kostenfallen. Sie zahlen nur das, was Sie wirklich nutzen. Doch die beste Software ist wertlos ohne den richtigen Umsetzungspartner. Als regionales IT-Systemhaus (Thüringen, Sachsen, Bayern etc.) lassen wir Sie nach dem Kauf nicht mit einer Hotline alleine. Wir analysieren Ihre individuellen Workflows vor Ort, integrieren Uniarchiv nahtlos in Ihre Finanzbuchhaltung und schulen Ihr Team persönlich. Wir sind Ihr strategischer Partner für eine digitale Transformation, die vom ersten Tag an messbaren ROI liefert.